Neustály vývoj technológií prináša podnikateľskému svetu nové možnosti a transformáciou prechádza aj účtovníctvo. Kým doklady z roku 2021 a staršie musia byť ešte uložené v papierovej forme, od 1. januára 2022 zákon umožňuje firmám kompletne prejsť na digitalizované účtovníctvo. Ide o možnosť, nie o povinnosť a každá firma sa môže individuálne rozhodnúť, či si bude viesť účtovníctvo aj naďalej „po starom“, prejde na kompletnú elektronizáciu alebo zvolí oba spôsoby. Práve s digitalizáciou je však spojených množstvo výhod.
Preč so šanónmi
K hlavným plusom elektronizácie účtovníctva patrí úspora času a nákladov. Automatizácia účtovných procesov znižuje množstvo manuálnej práce pri archivácii dokladov, zbaví vás regálov prehýbajúcich sa pod desiatkami či dokonca stovkami šanónov a aj strachu o to, aby sa niekde nejaký bloček náhodou nestratil či nepoškodil. Digitalizáciou sa zvyšuje presnosť a spoľahlivosť údajov. Systémy minimalizujú chyby spôsobené ľudským faktorom, napríklad pri zadávaní údajov do tabuliek alebo pri výpočtoch. Vaše dáta sú v absolútnom bezpečí, chránené modernými šifrovacími metódami. Zvyšuje sa aj prehľadnosť a flexibilita – doklad si oveľa rýchlejšie a pohodlnejšie dohľadáte v elektronickom archíve než medzi haldou zakladačov. Cloudové riešenie navyše umožňuje zdieľanie informácií medzi zamestnancami a oddeleniami bez ohľadu na ich geografickú polohu. V neposlednom rade sa vďaka digitalizácii šetrí životné prostredie, papier, ale i plast.
Moderne a bez stresu
Digitalizácia účtovníctva je proces, ktorý treba vystavať na pevných základoch. Je dôležité zaobstarať si kvalitný softvér, ktorý dokáže údaje spracovať, analyzovať a ponúknuť viacero užitočných funkcionalít pre uľahčenie a zefektívnenie práce účtovníka. Aj my využívame aplikáciu, pomocou ktorej sa odovzdávajú doklady do účtovníctva elektronicky a priebežne počas mesiaca. Bločky, faktúry, vyúčtovacie listy, zmluvy či objednávky dostane účtovník už v priebehu niekoľkých sekúnd. Bloky sa skenujú a archivujú pomocou mobilnej aplikácie, po uložení do nej sú okamžite pripravené na export do účtovného programu a v papierovej podobe už síce nie sú potrebné, ale odporúčame ich archivovať predovšetkým firmám, ktoré sú platcami DPH. Faktúry sa ukladajú vo webovej aplikácii, sú automaticky vyťažené do dátového formátu a exportované do účtovného programu. Užitočnou funkciou je i konvertovanie výpisov z platobných brán e-shopov do formátu kompatibilného s vaším účtovným programom. Aplikácia tiež umožňuje jednoduché párovanie bankových účtov až siedmich bánk. Konkrétne ide o Tatra banku, Slovenskú sporiteľňu, VÚB banku, Fio banku, Raiffeisen banku, ČSOB a Unicredit Bank. Dokážete automaticky párovať bankového pohyby, či už ide o kartové transakcie alebo prevody, s bločkami a faktúrami v reálnom čase.
Spracovanie dokladov
Chcete vedieť viac o tom, ako prebieha digitálne spracúvanie dokladov u nás? Začnime bločkami. Tie sa skenujú pomocou mobilnej aplikácie. V prípade viacerých firiem nie je problém vybrať, ku ktorej sa doklad priradí. Už pred skenovaním dokladu je možné nastaviť mu parametre. Tieto údaje sa automaticky uložia k bločku, vo webovej aplikácii je možné ich jednoducho zmeniť a upraviť. Proces spracúvania sa líši podľa toho, či ide o bločky s QR kódom alebo bez neho.
- Bločky s QR kódom
Ak má bloček QR kód, proces je mimoriadne jednoduchý. Po naskenovaní QR kódu sa dáta automaticky uložia do webovej aplikácie, kde si ich viete kedykoľvek pozrieť. Pridajte fotografiu bločku a pokračujte skenovaním a ukladaním ďalších. Kapacita a rýchlosť aplikácie vám umožní spracovať stovky bločkov v krátkom čase.
- Bločky bez QR kódu, s poškodeným QR kódom alebo zahraničné bloky
Ak bloček nemá QR kód, má ho poškodený, alebo ide o zahraničný doklad či automatické tankovanie, pridáte ho manuálne. Doklad odfotíte a nájdete ho uložený vo webovej aplikácii v časti Nespracované doklady. Vybrať ho tiež viete z vášho adresára v telefóne.
Spracovanie dokladov vo webovej aplikácii
S výnimkou bločkov s QR kódom sú všetky doklady uložené v sekcii Nespracované doklady. Akonáhle sú v tejto zložke, viete ich kedykoľvek manuálne doplniť. Po uložení sa spustí automatický proces vyťaženia, po ktorom môžete nahliadnuť do detailu každého dokladu a taktiež nájsť pôvodný dokument. Aplikácia umožňuje pridávať doklady viacerými spôsobmi. Viete ich vybrať zo súboru v počítači, myšou ich presunúť z e-mailu do aktívneho poľa, môžete si ich preposlať na e-mailovú adresu v aplikácii, odkiaľ budú automaticky presunuté medzi nespracované doklady. Nielen bločky, ale i jednostranové faktúry môžete pridávať odfotením cez mobilnú aplikáciu. Ak ešte stále dostávate faktúry aj klasickou poštou, môžete si ich naskenovať a poslať na e-mail v aplikácii.
Výhody digitalizácie pre účtovníkov a firmy
Hlavné benefity spočívajú predovšetkým v úspore na viacerých frontoch:
- čas – účtovník sa nemusí s klientom fyzicky stretávať, nemusí pre doklady chodiť ku klientovi – stačia tri sekundy a doklad je v aplikácii;
- náklady na archiváciu klesnú takmer na nulu, administratíva sa zníži až o dve tretiny;
- zelená cesta, ktorá nedevastuje životné prostredie;
- flexibilnejšie vyhľadávanie v digitálnom úložisku v porovnaní s klasickým archívom;
- úspora ľudskej sily – možnosť spracovať viac dokladov pri rovnakom počte účtovníkov;
- bezpečné uloženie dokladov v digitálnom archíve;
- digitálny archív bez obmedzení.
Obavy z prechodu na digitalizované účtovníctvo dnes už rozhodne nie sú na mieste. Vzhľadom na množstvo výhod ide o ekonomickú i ekologickú cestu budúcnosti. Vďaka technickým možnostiam a užívateľsky prívetivým softvérom nemusíte byť IT špecialista, aby ste sa v aplikácii vedeli orientovať a zefektívniť tak nielen svoje podnikanie, ale aj účtovanie.